各村（居）委會，各單位、辦公室：

《清溪鎮合同檔案管理辦法》業經鎮人民政府同意，現印發給你們，請認真貫徹執行。

?

?????????????

?????????清溪鎮人民政府辦公室

?????????2018年10月24日

?

?

?

?

清溪鎮合同檔案管理辦法

?

第一章?總則

?

第一條?為進一步加強我鎮合同檔案管理工作，提高合同管理水平，逐步實現全鎮合同管理工作的規范化、制度化、科學化，根據《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國合同法》以及國家、省、市有關規定，結合我鎮實際，特制定本辦法。

第二條?本辦法所稱的合同是指東莞市清溪鎮人民政府、各部門、單位、村（居）、鎮屬企事業單位（下稱合同承辦部門）作為獨立的民事主體或行政主體在參與社會經濟和民事活動中與其他平等主體的自然人、法人和其他組織之間明確雙方的權利、義務關系所設立的書面協議。包括但不限于：

（一）建設工程項目的勘察、設計、施工、監理等合同；

（二）物質、儀器、設備的買賣等合同；

（三）向外借款或在法律法規許可的前提下為其他單位提供擔保的合同；

（四）物業租賃、土地租賃、委托管理合同、承包合同以及其他涉及鎮政府利益的合同及服務合同等。

第三條?合同承辦部門簽訂本辦法第二條所規定的合同，其歸檔管理均應遵守本辦法。

?

第二章??相關管理機構及職責

?

第四條?鎮綜合檔案室職責：

（一）宣傳貫徹《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國合同法》和國家有關法律、法規，制定并組織實施鎮政府合同歸檔管理的規章制度；

（二）督促全鎮合同承辦部門及時做好合同檔案的管理工作，每年定期進行檢查；

（三）負責未完成檔案工作目標管理認定的合同承辦部門（如部分政府內設機構）的合同歸檔管理工作；

（四）鎮政府規定的其他職責。

第五條?各合同承辦部門的職責：

（一）《關于切實做好我鎮檔案合同管理工作的通知》（清督通〔2017〕21號）明確了全鎮各合同承辦部門的檔案合同副職領導及管理人員，要求相關工作人員認真履行職責，建立健全本單位合同文本從形成、積累、整理到歸檔的工作體系，并指定專人負責，以便全面、及時掌握本單位合同檔案的保存動態及存檔安全；

（二）與鎮綜合檔案室建立工作聯系機制，如有合同損壞或遺失等重大情況，需報告部門負責人及分管領導，并及時告知鎮綜合檔案室以便采取措施及時止損。檔案合同副職領導與管理人員要求相對固定，如有變化要及時做好工作交接，并報鎮綜合檔案室備案；

（三）已完成檔案工作目標管理認定的合同承辦部門要按照統一領導、統一管理的原則，實行合同檔案的集中管理，在合同簽訂完畢后一月內交由單位檔案專人保管，做好合同檔案的整理和歸檔工作；

（四）未完成檔案工作目標管理認定的合同承辦部門，在建立合同管理臺賬后，自行保存復印件，并在一個月內移交合同正本到鎮綜合檔案室歸檔保存；

（五）鎮政府規定的其他職責。

?

第三章??合同檔案管理要求

?

第六條?建立合同檔案管理臺賬，合同臺賬應包括以下內容：????

（一）合同檔案件號；

（二）合同名稱；

（三）合同主體；?

（四）合同約定生效日期及合同約定終止日期；?

（五）合同內容（含價款、履行期限，及其他須注明的事項）；

（六）合同履行情況（有無違約、爭議、訴訟等情況及合同履行完畢的時間）；?

（七）合同所附資料；?

（八）其他應當記載的重要內容。

第七條?建立日常管理制度：

（一）合同移交。以鎮政府名義簽訂的合同除由牽頭單位保存外，要在一個月內移交1份合同正本到鎮綜合檔案室。合同移交時，需當面清點并進行移交登記，雙方簽字認可后方可完成交接手續。任何單位和個人不得拒絕歸檔、據為己有、故意隱藏、轉移應當歸檔的合同檔案。

（二）合同歸檔。除合同已歸入項目檔案“一企一檔”的單位外，其余普通合同要求統一用單件歸檔的方式來整理。2017年前的合同若已以立卷形式歸檔，應在每卷添加封面并裝訂成冊，頁碼打在文件正面的右下角、背面（有內容）的左下角，無內容不打碼。

（三）合同借閱。明確合同檔案查閱的制度要求，如因工作需要必須借出查閱，可在辦理相關借閱手續后，借出復印件，合同原件無特殊情況不得外借。?借閱人不得涂改、偽造、撕毀合同檔案材料，違者將予以追責。對于涉密合同檔案應采取保密措施，以免泄露。

（四）合同核查。各合同承辦部門的檔案部門應加強與業務部門的合作，每年對已歸檔合同清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理，要求有關責任人員根據《檔案管理違法違紀行為處分規定》（國家檔案局第30號令）承擔相應責任。

（五）?合同保存。檔案庫房必須按照國家規定，要注意做好防盜、防強光、防高溫、防火、防潮、防塵、防蟲鼠、防污染、防水淹等“九防”安全措施，配備必要的設施設備和安全監控系統，確保檔案的實體安全和信息安全。定期檢查，以確保合同文檔的存儲安全，對破損或變質的檔案應及時修補、復制或作其他技術處理。?

第八條?建立跟蹤管理機制，業務部門負責監督檢查本部門承辦合同的履行情況，及時記錄合同變更、廢止等信息，發生爭議的合同應及時向鎮相關領導匯報，并及時收集相關憑證資料移交給檔案管理部門歸檔備查。

第九條?建立到期提醒機制，為不耽誤工作正常開展，特別是對于費用收繳以及需要提前計劃招標或采購的事項，各檔案合同管理人員要根據到期信息，分三個時段書面提醒部門負責人及分管領導閱知。三個提醒時段分別為：

（一）提前半年：還有半年到期的事項，需及時提醒部門負責人開始啟動下一步籌備工作；

（二）提前三個月：還有三個月到期的事項，需及時提醒部門負責人及分管領導快速開展籌備工作；

（三）提前一個月：還有一個月到期的事項，需及時提醒部門負責人及分管領導緊急開展籌備工作。

?

第四章??責任追究

?

第十條?各合同承辦部門的合同檔案管理副職領導及管理人員需認真落實合同檔案管理的相關要求，涉及稅費及敏感信息的合同檔案更需嚴格管理，如違反本辦法，出現以下情形之一的，將根據下列條款追究負責人及其他直接責任人員的責任。

（一）未按要求分時段提前書面提醒，未造成重大損失，或情節較輕的將進行約談；

（二）未按要求分時段提前書面提醒，造成較大損失的或者出現檔案合同損壞等情況，影響較大的，將進行全鎮通報；

（三）未按要求分時段提前書面提醒，造成重大損失的或者出現檔案合同丟失、泄密等情況，影響惡劣的，將由監察組織進行追責。

?

第五章??附則

?

第十一條?本管理辦法由鎮政府辦公室負責解釋。

第十二條?本管理辦法自印發之日起開始執行。

?

附件：檔案管理違法違紀行為處分規定（國家檔案局第30號令）